Jos töihin on vaikea keskittyä, kannattaa seurata hetki omaa käytöstään – Keskeytykset aiheutetaan usein itse, koska saamme siitä kiksejä, sanoo asiantuntija

Mitä tehdä, kun keskittyminen avokonttorissa tuntuu vaikealta?

Melun lisäksi avokonttorissa työskentelevän keskittymistä häiritsee niin sanottu visuaalinen melu eli ympärillä liikkuvat kohteet.

2.5. 14:30

"Mitä erilaisia keinoja kuulosuojainten lisäksi on siihen, että pystyisi keskittymään työhön avokonttorissa? Miten itseään voisi ylipäätään kehittää paremmaksi avokonttorikeskittyjäksi?", kysyy lukija.

Kyseessä on tyypillinen tietotyöläisen ongelma, sanoo kehittämispäällikkö Tiina Heusala Työterveyslaitokselta.

”Varsinkin tietotyö vaatii keskittymistä. Ympärillä oleva melu keskeyttää työtä ja vie huomiota muualle. Se taas aiheuttaa kuormitusta. On erityisen tärkeää pyrkiä vähentämään ylimääräistä keskeytystä ja häiriötä.”

Toisaalta keskeytys ei ole automaattisesti vain huono asia, Heusala muistuttaa. Toisinaan voi olla tärkeä auttaa työkaveria tai pohtia yhdessä työhön liittyviä asioita

”Mutta turhat keskeytykset on hyvä karsia pois.”

Avokonttoreissa keskeytykset ovat tavallisia ja osin jopa tarkoituksellisia. Se on työtila, jossa työpisteet sijaitsevat avonaisessa tilassa.

Kokonaisuuteen voi kuulua erillisiä kokoustiloja tai taukotila, mutta ei nimettyjä työhuoneita.

”Avokonttoreiden hyötyjä voivat olla vuorovaikutus ja yhteistyön sujuminen. Kun samat työkaverit ovat aina ympärillä, on esimerkiksi matalampi kynnys kysyä työkaverilta neuvoa.”

Viime vuosien trendinä on kuitenkin ollut selvästi avokonttoreista luopuminen, Heusala sanoo.

”Nykyään avokonttoreita tehdään harvemmin. Useammin uudet tilat ovat monipuolisempia monitilatoimistoja. Muutostyöhön menee kuitenkin aika-, henkilöstö- ja taloudellisia resursseja, ja varmaan siksi avokonttoreitakin vielä on.”

Uusia työskentelytiloja suunnitellessa olisi järkevä miettiä tilaa organisaatiossa tehtävän työn kannalta, Heusala muistuttaa.

”On tärkeää ottaa huomioon jo suunnitteluvaiheessa, että tulee juuri tälle porukalle sopivat tilat.”

Suunnittelussa otetaan huomioon esimerkiksi erilaiset äänimaisemat, puheensallivat tilat, hiljaiselle työskentelylle tarkoitettu oma tila. Ylipäätään erityyppiselle työlle on hyvä olla erityyppiset työtilat.

Itse melutaso ei välttämättä ole suurin kuormittava tekijä.

Entä sitten lukijan ja monen muun tietotyöläisen jakama ongelma? Onko kova häly avokonttorissa työskentelevän pakollinen paha, josta ei pääse eroon?

Heusalan mukaan itse melutaso ei välttämättä ole suurin kuormittava tekijä.

”Yleensä avokonttorin melutaso ei ole niinkään syynä kuormittumiseen vaan puheäänet, jotka selvästi erottuvat.”

Kun ihminen tunnistaa melun seasta puhetta ja erottaa sanoja, huomio kiinnittyy niihin automaattisesti. Se taas häiritsee keskittymistä ja vaikuttaa työssä suoriutumiseen, sekä aiheuttaa stressiä. Pahimmassa tapauksessa sairauspoissaolojen riski kasvaa.

”Jos työssä on paljon kuormittavia olosuhteita, heikkenee työn sujuvuus ja työn laatu. Työtehtävien tekemiseen menee myös enemmän aikaa, ja virheet lisääntyvät. Kaikki mikä näkyy työntekijän arjessa, näkyy myös asiakkaalle”, Heusala muistuttaa.

Melun ja puheäänen lisäksi avokonttorissa työskentelevän keskittymistä häiritsee myös niin sanottu visuaalinen melu eli ympärillä liikkuvat kohteet.

”Ihmisen aivot rekisteröivät automaattisesti liikkeen. Huomio keskittyy liikkuvaan kohteeseen, halusi sitä tai ei. Kaikki se vie keskittymistä.”

Helpoin tapa taistella melua vastaan on turvautua kuulosuojaimiin tai vaimentaviin kuulokkeisiin. Kaikille ne eivät kuitenkaan sovi, moni saa suojaimista esimerkiksi päänsärkyä. Silloin kannattaa miettiä omia työskentelytapoja, Heusala vinkkaa

”Kannattaa miettiä, onko mahdollista tehdä esimerkiksi etätöitä, ja suunnitella, mitä työtehtäviä tekisi jossain muualla kuin konttorilla. Ja toimistolla tekee puolestaan töitä, jotka eivät vaadi niin paljoa keskittymistä.”

Jos etätyö ei ole mahdollista, kannattaa suunnitella omaa työpäivää siten, että ottaa huomioon meluisimmat tunnit. Pyri tekemään keskittymistä vaativat työt muina aikoina.

Kannattaa myös laittaa kaikista omista laitteista äänet pois. Jo se vähentää äänihäiriön määrää.

Myös kiinnittämällä huomiota omaan äänenkäyttöön voi pyrkiä vaikuttamaan muiden käytökseen. Älä huuda, mutta älä myöskään kuiskaa, sillä se kiinnittää vielä enemmän huomiota.

”Jokainen voi opetella myös hyväksi keskeyttäjäksi. Jos tulee asiaa työkaverille, kysy onko nyt sopiva aika tai sano, että voit odottaa, kunnes toinen saa tehtyä työnsä rauhassa loppuun.”

Yhdessä sovitut säännöt kannattaa laittaa näkyvälle paikalle.

Heusalan mielestä kaikkein tehokkain keino melun ja häiriön ehkäisemisessä on kuitenkin työyhteisön kesken sovittavat pelisäännöt.

”Sitoutumisen kannalta olisi hyvä, että koko porukka on mukana, kun pelisääntöjä sovitaan. Silloin niistä tulee tilassa työskentelevän porukan näköiset. Pelisääntöjä on tärkeä myös kerrata ja päivittää yhdessä.”

Yhdessä sovitut säännöt kannattaa laittaa näkyvälle paikalle vaikkapa oven viereen ja seinälle niin, että muutkin tilaan tulevat osaavat noudattaa niitä.

Säännöissä voidaan sopia vaikka laitteiden asettamisesta äänettömälle sekä siitä, voiko puheluihin vastata omalla työpisteellä vai mennäänkö muualle puhumaan. Yhdessä voi sopia myös tietyn ajan päivästä, jolloin kaikki keskittyvät omaan työhönsä eikä keskeytä työkavereita.

Parhaassa tapauksessa pelisääntöjen myötä kynnys huomauttaa häiriöstä madaltuu ilman, että työtoveri loukkaantuu. Myös muuhun viestimiseen työyhteisön sisällä kannattaa paneutua.

”Meillä Työterveyslaitoksella on esimerkiksi käytössä tötteröitä, joita voi laittaa omalle pöydälle merkiksi muille, kun on keskittymistä vaativa työ käynnissä. Myös Teams-tiloja hyödyntämällä voi viestiä työkavereille, milloin on vapaa keskustelemaan ja milloin ei toivo häirittävän.”

Lisäksi olisi hyvä miettiä, miten ihmiset on avokonttorissa sijoiteltu. Ne, jotka tekevät yhteistyötä eniten, istuvat lähekkäin.

Jos jonkun työpisteellä käy paljon ihmisiä esimerkiksi muualta, tämän henkilö työpiste on paras sijoittaa lähelle ovea. Tulostin kannattaa sijoittaa niin, ettei eniten tulostavan työntekijän tarvitse kävellä kaikkien muiden vierestä.

Heusala peräänkuuluttaa myös taukokäytäntöjä.

”Muistetaan pitää yhteisiä taukoja. Silloin voidaan keskustella, on vuorovaikutusta ja työstä irtautumista. Sitten on taas helpompi keskittyä omaan työhön.”

Yksi tietotyöläisen vitsaus on itse aiheutetut keskeytykset. Ihminen saa kiksit huomion siirtämisestä, ja lyhyellä aikavälillä se palkitsee.

Moni vilkuilee sähköpostia, kännykkää tai uutisotsikoita jatkuvasti, eikä työn tekemisestä tahdo tulla mitään. Tähänkin pulmaan Heusalalla on vinkki:

”Kannattaa kokeilla pomodoro-tekniikkaa, se auttaa. Sen kautta voi harjoitella keskittymiskykyä.”

Pomodoro-nimi tulee tomaatin muotoisesta keittokellosta, mutta mikä tahansa kello ajastinominaisuudella sopii. Ja näin tekniikka toimii: laita esimerkiksi puhelimen ajastimeen vaikka 20-25 minuuttia ja keskity se aika yhteen tehtävään. Kun kello pirahtaa, pidä pieni tauko. Sitten ajastin taas käyntiin ja sorvin ääreen.

Seuraa ja lue artikkeliin liittyviä aiheita

Osion uusimmat

Luitko jo nämä?

Mainos

Tuoreimmat tähtijutut