Tietosuojaseloste

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja
Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §
Laatimispäivä: 24.10.2001
Päivitetty 15.11.2011

Satakunnan Kirjateollisuus Oy TILAAJAREKISTERI

1. Rekisterinpitäjä

Satakunnan Kirjateollisuus Oy
Y-tunnus 0137180-7
Postiosoite: PL 58, 28101 Pori
Käyntiosoite: Pohjoisranta 11 E
Puhelin: 010 665 132

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Katja Hakala, markkinointipäällikkö
PL 58, 28101 Pori
Puhelin: 010 665 132

3. Rekisterin nimi

Satakunnan Kirjateollisuus Oy:n tilaajarekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

1. Henkilötietolain 8 § mukaiset yleiset edellytykset, esimerkiksi asiakassuhteen hoitaminen, hallinta, ylläpito ja kehittäminen, asiakassuhdetta vahvistavat markkinointitoimenpiteet (kuten esim. asiakaskirjeet ja tiedotteet), tilausten uudistaminen ja markkinointitoimenpiteiden kohdistaminen potentiaalisille asiakkaille, omien sekä konsernin tuotteiden markkinointi, päällekkäisten tietojen hallinta ja eliminointi, lehden jakelu, laskutus ja mahdolliset perintätoimenpiteet.

2. Henkilötietolain 4 luvun mukaisesti Satakunnan Kansalla ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvilla yhtiöillä ja näiden yhteistyö-kumppaneilla on oikeus käyttää ja luovuttaa rekisterissä olevia tietoja perusteltuja käyttötarkoituksia varten (kuten suoramainonta, etämyynti ja muu suoramarkkinointi, mielipide- ja markkinatutkimukset sekä muut näihin rinnastettavat osoitteelliset lähetykset sekä tilastointi) henkilötietolain mukaisesti luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain nojalla sekä rekisteröidyn suostumuksella tai toimeksiannosta taikka asiakassuhteen perusteella.

5. Rekisterin tietosisältö

1. Asiakkaan yhteystiedot: asiakasnumero, nimi ja osoite sekä suoraveloitusasiakkailla tilinumero. Vapaaehtoisia tietoja ovat puhelinnumerot ja sähköpostiosoite. Asiakkaan ilmoittamat markkinointilupatiedot ja tarjouskiellot.

2. Lehden jakeluun, laskuttamiseen ja perintään liittyvät tiedot.

3. Asiakkuuteen liittyvät tiedot (kuten tilaus-, osto- ja maksukäyttäytymistiedot).

4. Mahdollisesti yksi asiakkaaseen liitettävä muu tunnistetieto.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakkaan suostumuksella asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Asiakassuhde syntyy, kun asiakas tilaa lehden tai saa sen lahjaksi kolmannelta osapuolelta tai hän tilaa tai ostaa jonkin muun tuotteen tai antaa muussa yhteydessä (vastaus markkinointikampanjaan, kilpailu- tai äänestysvastaus tai muu vastaava) yhteystietonsa rekisterinpitäjälle puhelimitse, palautuskortilla, internetin kautta, sähköpostilla, tekstiviestillä tai muulla vastaavalla tavalla.

Asiakkaan nimi- ja osoitetietoja voidaan päivittää VRK/Väestötietojärjestelmästä ja puhelinnumeroita puhelinyhtiöiden puhelinluettelorekistereistä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös kaupparekisteristä, Tilastokeskuksen ja TNS Gallupin rekistereistä ja sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

Suoramarkkinointikielto ja kielto luovuttaa osoitetietoja muille yrityksille tallennetaan asiakkaan ilmoituksen perusteella. Sähköiseen suoramarkkinointiin (kuten sähköposti, tekstiviestit) pyydetään asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietolain mukaisesti. Mahdollinen kaupallisen puhelintarjonnan rajoituspyyntö päivitetään Suomen Suoramarkkinointiliiton ylläpitämästä ns. Robinson-rekisteristä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa suoramarkkinointitarkoituksiin, markkinatutkimuksiin, asiakastyytyväisyystutkimuksiin ja vastaaviin selvityksiin sekä markkinointikilpailujen järjestämiseen muille konserniin kuuluville yhtiöille ja heidän yhteistyökumppaneilleen Henkilötietolain 19 § mukaisesti, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa käsittelyä ja luovuttamista. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ellei se ole lehden jakelun tai muun syyn kannalta tarpeellista.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Säilytetään lukitussa tilassa ja sinne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

B. Sähköisesti talletetut tiedot

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja asiakastietojen muuttamiseen ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Heitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Rekisteröidyllä on kerran vuodessa henkilötietolain 26 § mukaisesti oikeus tarkastaa maksutta häntä koskevat Satakunnan Kirjateollisuus Oy:n tilaajarekisterissä olevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja omakätisesti allekirjoitettuna osoitteella: Satakunnan Kirjateollisuus Oy/ Tilaajarekisteriasiat, PL 58, 28101 Pori. Satakunnan Kirjateollisuus Oy toimittaa kirjallisen vastauksensa rekisteröidylle 30 päivän kuluessa siitä, kun rekisteröidyn tarkastuspyyntö on saapunut rekisterinpitäjälle. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa Pohjoisranta 11 E, Pori.

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on henkilötietolain 29 § mukaisesti ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jos rekisteröidyn tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää Satakunnan Kirjateollisuus Oy:lle virheen korjaamista koskevan pyynnön kirjallisesti yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle tai soittamalla asiakaspalveluumme numeroon 0800 392 292.

11. Muut mahdolliset oikeudet

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 30 § mukaisesti oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Halutessaan käyttää kielto-oikeuttaan rekisteröity voi lähettää kirjeen edellä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle tai soittaa asiakaspalveluumme numeroon 0800 392 292.